A la hora de participar en una exposición, el stand es el espacio en el que la empresa presentará sus productos o servicios, recibirá a sus clientes actuales y atraerá la atención de otros potenciales.
Por todo esto, su stand, debe tener un ámbito adecuado para facilitar el intercambio comercial. Pero también se espera que transmita la imagen empresaria, y que resulte un espacio cómodo para generar nuevos negocios durante la muestra, como si fuera “la oficina de su empresa.
¿Cómo hay que pensar su diseño, ubicación y realización?
¿Qué elementos debe tener, y qué debe comunicar?
Construcción Artesanal vs. Prediseñados
En el mercado hay empresas que realizan stands pre-diseñados, que ofrecen varios modelos disponibles y resultan adaptables a diversos destinos. Estos tienen un costo bastante accesible. Luego, con la ambientación y los productos de su empresa, usted podrá personalizarlo y darle un toque diferente. También puede encargar un stand de construcción artesanal, para lo que deberá contratar a un profesional que realice un diseño según sus indicaciones y deseos, y sólo para usted. Esto encarece mucho los costos, por lo que en general lo hacen solo las empresas que quieren transmitir una imagen particular o contratan espacios de una cierta envergadura, pero es muy notorio el salto de calidad, si se compara con la construcción estándar de los prediseñados.
Cuando el tamaño importa.
A la hora de definir cuántos m2 debe ocupar el stand de su empresa, debe pensar en primer lugar en sus posibilidades económicas (ya que el espacio se cotiza por m2). En segundo lugar, se recomienda analizar los objetivos de su participación en la muestra: si apunta a fortalecer la imagen de marca, presentar un nuevo producto ó servicio, observar el mercado, etc. Luego, tenga en cuenta la variedad y tamaño de productos que va a exhibir, así como sus características (no es lo mismo exponer zapatos, que muebles o maquinaria). También debe pensar en dónde atenderá a los clientes que vengan a visitarlo al stand. ¿Reservará un área para poder sentarse a conversar con ellos? Quienes realicen su stand (tanto el modelo prediseñado como el personalizado) pueden asesorarlo sobre el espacio y el mejor diseño para albergar todos los sectores que necesita.
Quién lo va a realizar.
La construcción del stand debe observar una serie de cuidados y aspectos técnicos así como de seguridad, por lo que es absolutamente necesario que haya un profesional a cargo. Hay empresas que ofrecen un servicio integral: pueden proveerle el stand, ocupándose del armado y desarmado. Lo aconsejable es que quien se haga cargo de esta tarea sea un profesional con experiencia en el tema, conocido y/o recomendado. También puede consultar en la cámara a la que pertenece su empresa, o con clientes y colegas. Los aspectos técnicos siempre limitan ciertos aspectos sobre el diseño, como altura máxima, perforados, electricidad, pisos, rampas para discapacitados, etc.
Cómo elegir el lugar.
Deberá poner especial cuidado a la ubicación del stand: el ingreso a la exposición siempre se produce un mayor impacto visual, instalarse en lugares centrales siempre se cuenta con buena circulación y son espacios más tranquilos. Para elegir la zona tenga en cuenta el tráfico de los visitantes, y la ubicación de los sectores de servicios: área de espectáculos (si las hay), entrada y salida de los auditorios, baños, restaurantes y confiterías, accesos, etc. Analice con los organizadores dónde se situará su competencia, quienes son los expositores vecinos y –en la medida en que haya información al respecto- si éstos planean realizar alguna presentación en particular, que genere movimiento o mucho ruido. Aunque a veces estas demostraciones atraen público y eso es bueno, si usted quiere atender a sus clientes y cerrar negocios puede resultar un inconveniente.
La ambientación.
Es importante que desde el exterior el stand resulte atractivo para el visitante, y desde el interior sea cómodo para trabajar. Piense en este espacio como una vidriera, no sólo de lo que vende sino también de la propia empresa. Intente que la ambientación refleje los colores corporativos (coloque de forma visible el logotipo y marca de la compañía) y también guarde relación con el producto o servicio que se comercializa. Por último, es fundamental colocar en lugar destacado una buena selección de productos o, en su defecto, fotografías, maquetas o catálogos explicativos de éstos, dentro de los que debe resaltar los lanzamientos. Recuerde que las exposiciones se diferencian de otras herramientas de marketing en que - entre otras cosas- el comprador puede ver y tocar los productos. Ubíquelos de una forma accesible para que el visitante pueda acercarse y observarlos en detalle. También resulta útil preparar de antemano una zona “reservada”, donde pueda mantener conversaciones más tranquilas con un cliente.
Qué debe haber.
Si piensa en el stand como “su oficina en la expo”, resulta obvio que debe llevar artículos de librería (carpetas; hojas de papel; talonarios de pedidos y/o facturas; biromes; abrochadoras, etc), así como folletos, catálogos, listas de precios, etc. Pero además, hay otros elementos – algunos decorativos y otros funcionales- que debe haber, o que resultaría conveniente tener a mano:
* muebles: un mostrador para la recepción o atención al cliente, que llegado el caso pueda funcionar como bar mediante el agregado de banquetas altas, muebles para el guardado de papeles y otros materiales (donde pueda almacenar merchandising, por ejemplo), etc.
* elementos decorativos.
* letreros en los que se muestren fotografías, logotipos, mensajes publicitarios, etc.
* diferentes exhibidores para los productos.
Hay organizadores de exposiciones que tienen, además, un surtido de muebles de este tipo para ofrecerle, o una lista de proveedores recomendados, que pueden resolver todos estos ítems.
Tenga en cuenta que su stand:
* Permite que el cliente pueda constatar la calidad de sus productos (a través de comprobar la textura, sabor, olor, calidad de materiales, etc.).
* Es un lugar para comunicar la imagen de la empresa, y diferenciarse.
¿Cómo aprovechar al máximo una exposición?
¿Qué debe hacer cuando termina?
Participar en una exposición implica desarrollar una intensa actividad en forma previa y durante los días del evento. Hay muchas cosas que preparar, transportar, desarrollar, a lo que se suma atender el stand durante muchas horas. Para estas tareas en general se sustraen personal de la empresa, con lo cual las actividades cotidianas inevitablemente se resienten.
Por lo tanto no es de extrañar que, al concluir la última jornada, todos los involucrados y en particular quien estuvo a cargo de la acción (ya sea el empresario, el gerente o el dueño) sientan cansancio y alivio porque la exposición ya terminó.
Mientras desarmamos la muestra, lo más habitual es escuchar: “por fin se terminó la expo, ahora vamos a recuperarnos de la energía que nos demandó...”. Pero pensar que en ese momento termina la acción es un serio error.
Para que la participación en el evento de los resultados esperados, hay ciertas cosas que tienen que llevarse a cabo sin perder tiempo. Todos sabemos que “el hierro se bate en caliente”, y la demora en enviar información, listas de precios o muestras, por ejemplo, puede hacer que el potencial cliente se olvide de algo que le resultó atractivo o sea contactado por un competidor. Estas son algunas de las recomendaciones que podemos hacer a un expositor:
* Haga un balance de su participación: La evaluación completa y detallada de los resultados de su experiencia constituye un elemento muy importante, no solamente para extraer conclusiones, sino también para decidir una futura participación. Debe analizar los siguientes aspectos: ¿Cuánta gente pasó por el stand? ¿Cuántos eran profesionales, industriales ó comerciantes? ¿De dónde provenían? ¿Conocían la empresa? ¿Por qué productos o servicios se mostraron más interesados? ¿Se concretaron operaciones? En caso positivo, qué condiciones se pactaron? En caso negativo, es posible reanudar la gestión? A partir de este análisis podrá determinar mejor como abordar las etapas siguientes.
* Pida al organizador del evento la base de datos de los asistentes a toda la exposición. (no todas la empresas organizadoras ofrecen los datos) Solo un número muy pequeño de expositores solicita esta valiosísima información, a pesar de que se trata de un listado de potenciales clientes.
* Haga el seguimiento de los contactos realizados por su gente: envíe los datos que le han pedido en las entrevistas y aproveche para mandar información promocional sobre su empresa. Organice una base de datos a la que pueda acceder de manera sencilla para enviar diferentes promociones o material informativo.
* Tenga en cuenta que no es lo mismo una promotora que un vendedor: asigne personal especializado para abordar a los potenciales clientes (aquellos que se acercan al stand y se manifiestan interesados). Un buen vendedor puede derribar una a una todas las objeciones y una promotora puede atraer al visitante cerca del vendedor.
* Cumpla con lo prometido: es fundamental que durante el evento se comprometa solo con aquello que podrá cumplir, en cuanto a cantidades de mercadería a entregar, plazos de envío, condiciones pactadas, etc. Entregue todo en tiempo y forma, y seguramente estos clientes (ahora SUS clientes) lo visitarán nuevamente en la próxima exposición, para estar al tanto de las novedades que usted pueda ofrecerles.
Por todo esto, su stand, debe tener un ámbito adecuado para facilitar el intercambio comercial. Pero también se espera que transmita la imagen empresaria, y que resulte un espacio cómodo para generar nuevos negocios durante la muestra, como si fuera “la oficina de su empresa.
¿Cómo hay que pensar su diseño, ubicación y realización?
¿Qué elementos debe tener, y qué debe comunicar?
Construcción Artesanal vs. Prediseñados
En el mercado hay empresas que realizan stands pre-diseñados, que ofrecen varios modelos disponibles y resultan adaptables a diversos destinos. Estos tienen un costo bastante accesible. Luego, con la ambientación y los productos de su empresa, usted podrá personalizarlo y darle un toque diferente. También puede encargar un stand de construcción artesanal, para lo que deberá contratar a un profesional que realice un diseño según sus indicaciones y deseos, y sólo para usted. Esto encarece mucho los costos, por lo que en general lo hacen solo las empresas que quieren transmitir una imagen particular o contratan espacios de una cierta envergadura, pero es muy notorio el salto de calidad, si se compara con la construcción estándar de los prediseñados.
Cuando el tamaño importa.
A la hora de definir cuántos m2 debe ocupar el stand de su empresa, debe pensar en primer lugar en sus posibilidades económicas (ya que el espacio se cotiza por m2). En segundo lugar, se recomienda analizar los objetivos de su participación en la muestra: si apunta a fortalecer la imagen de marca, presentar un nuevo producto ó servicio, observar el mercado, etc. Luego, tenga en cuenta la variedad y tamaño de productos que va a exhibir, así como sus características (no es lo mismo exponer zapatos, que muebles o maquinaria). También debe pensar en dónde atenderá a los clientes que vengan a visitarlo al stand. ¿Reservará un área para poder sentarse a conversar con ellos? Quienes realicen su stand (tanto el modelo prediseñado como el personalizado) pueden asesorarlo sobre el espacio y el mejor diseño para albergar todos los sectores que necesita.
Quién lo va a realizar.
La construcción del stand debe observar una serie de cuidados y aspectos técnicos así como de seguridad, por lo que es absolutamente necesario que haya un profesional a cargo. Hay empresas que ofrecen un servicio integral: pueden proveerle el stand, ocupándose del armado y desarmado. Lo aconsejable es que quien se haga cargo de esta tarea sea un profesional con experiencia en el tema, conocido y/o recomendado. También puede consultar en la cámara a la que pertenece su empresa, o con clientes y colegas. Los aspectos técnicos siempre limitan ciertos aspectos sobre el diseño, como altura máxima, perforados, electricidad, pisos, rampas para discapacitados, etc.
Cómo elegir el lugar.
Deberá poner especial cuidado a la ubicación del stand: el ingreso a la exposición siempre se produce un mayor impacto visual, instalarse en lugares centrales siempre se cuenta con buena circulación y son espacios más tranquilos. Para elegir la zona tenga en cuenta el tráfico de los visitantes, y la ubicación de los sectores de servicios: área de espectáculos (si las hay), entrada y salida de los auditorios, baños, restaurantes y confiterías, accesos, etc. Analice con los organizadores dónde se situará su competencia, quienes son los expositores vecinos y –en la medida en que haya información al respecto- si éstos planean realizar alguna presentación en particular, que genere movimiento o mucho ruido. Aunque a veces estas demostraciones atraen público y eso es bueno, si usted quiere atender a sus clientes y cerrar negocios puede resultar un inconveniente.
La ambientación.
Es importante que desde el exterior el stand resulte atractivo para el visitante, y desde el interior sea cómodo para trabajar. Piense en este espacio como una vidriera, no sólo de lo que vende sino también de la propia empresa. Intente que la ambientación refleje los colores corporativos (coloque de forma visible el logotipo y marca de la compañía) y también guarde relación con el producto o servicio que se comercializa. Por último, es fundamental colocar en lugar destacado una buena selección de productos o, en su defecto, fotografías, maquetas o catálogos explicativos de éstos, dentro de los que debe resaltar los lanzamientos. Recuerde que las exposiciones se diferencian de otras herramientas de marketing en que - entre otras cosas- el comprador puede ver y tocar los productos. Ubíquelos de una forma accesible para que el visitante pueda acercarse y observarlos en detalle. También resulta útil preparar de antemano una zona “reservada”, donde pueda mantener conversaciones más tranquilas con un cliente.
Qué debe haber.
Si piensa en el stand como “su oficina en la expo”, resulta obvio que debe llevar artículos de librería (carpetas; hojas de papel; talonarios de pedidos y/o facturas; biromes; abrochadoras, etc), así como folletos, catálogos, listas de precios, etc. Pero además, hay otros elementos – algunos decorativos y otros funcionales- que debe haber, o que resultaría conveniente tener a mano:
* muebles: un mostrador para la recepción o atención al cliente, que llegado el caso pueda funcionar como bar mediante el agregado de banquetas altas, muebles para el guardado de papeles y otros materiales (donde pueda almacenar merchandising, por ejemplo), etc.
* elementos decorativos.
* letreros en los que se muestren fotografías, logotipos, mensajes publicitarios, etc.
* diferentes exhibidores para los productos.
Hay organizadores de exposiciones que tienen, además, un surtido de muebles de este tipo para ofrecerle, o una lista de proveedores recomendados, que pueden resolver todos estos ítems.
Tenga en cuenta que su stand:
* Permite que el cliente pueda constatar la calidad de sus productos (a través de comprobar la textura, sabor, olor, calidad de materiales, etc.).
* Es un lugar para comunicar la imagen de la empresa, y diferenciarse.
¿Cómo aprovechar al máximo una exposición?
¿Qué debe hacer cuando termina?
Participar en una exposición implica desarrollar una intensa actividad en forma previa y durante los días del evento. Hay muchas cosas que preparar, transportar, desarrollar, a lo que se suma atender el stand durante muchas horas. Para estas tareas en general se sustraen personal de la empresa, con lo cual las actividades cotidianas inevitablemente se resienten.
Por lo tanto no es de extrañar que, al concluir la última jornada, todos los involucrados y en particular quien estuvo a cargo de la acción (ya sea el empresario, el gerente o el dueño) sientan cansancio y alivio porque la exposición ya terminó.
Mientras desarmamos la muestra, lo más habitual es escuchar: “por fin se terminó la expo, ahora vamos a recuperarnos de la energía que nos demandó...”. Pero pensar que en ese momento termina la acción es un serio error.
Para que la participación en el evento de los resultados esperados, hay ciertas cosas que tienen que llevarse a cabo sin perder tiempo. Todos sabemos que “el hierro se bate en caliente”, y la demora en enviar información, listas de precios o muestras, por ejemplo, puede hacer que el potencial cliente se olvide de algo que le resultó atractivo o sea contactado por un competidor. Estas son algunas de las recomendaciones que podemos hacer a un expositor:
* Haga un balance de su participación: La evaluación completa y detallada de los resultados de su experiencia constituye un elemento muy importante, no solamente para extraer conclusiones, sino también para decidir una futura participación. Debe analizar los siguientes aspectos: ¿Cuánta gente pasó por el stand? ¿Cuántos eran profesionales, industriales ó comerciantes? ¿De dónde provenían? ¿Conocían la empresa? ¿Por qué productos o servicios se mostraron más interesados? ¿Se concretaron operaciones? En caso positivo, qué condiciones se pactaron? En caso negativo, es posible reanudar la gestión? A partir de este análisis podrá determinar mejor como abordar las etapas siguientes.
* Pida al organizador del evento la base de datos de los asistentes a toda la exposición. (no todas la empresas organizadoras ofrecen los datos) Solo un número muy pequeño de expositores solicita esta valiosísima información, a pesar de que se trata de un listado de potenciales clientes.
* Haga el seguimiento de los contactos realizados por su gente: envíe los datos que le han pedido en las entrevistas y aproveche para mandar información promocional sobre su empresa. Organice una base de datos a la que pueda acceder de manera sencilla para enviar diferentes promociones o material informativo.
* Tenga en cuenta que no es lo mismo una promotora que un vendedor: asigne personal especializado para abordar a los potenciales clientes (aquellos que se acercan al stand y se manifiestan interesados). Un buen vendedor puede derribar una a una todas las objeciones y una promotora puede atraer al visitante cerca del vendedor.
* Cumpla con lo prometido: es fundamental que durante el evento se comprometa solo con aquello que podrá cumplir, en cuanto a cantidades de mercadería a entregar, plazos de envío, condiciones pactadas, etc. Entregue todo en tiempo y forma, y seguramente estos clientes (ahora SUS clientes) lo visitarán nuevamente en la próxima exposición, para estar al tanto de las novedades que usted pueda ofrecerles.
Ideapura
Publicado en la revista ACIPH edición Octubre 2009